Finanz- und Geschäftsordnung


§1 Grundsätze

1. Die Finanzordnung regelt in Verbindung mit der Satzung das Finanzwesen des Vereins „Kinder von Tschernobyl – Hilfe für Weißrussland e.V.“, definiert gemäß § 9, Ziff. 3 der Satzung die Vollmachten des Vorstandes und spezifiziert einzelne Abschnitte der Satzung soweit dies zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung notwendig ist.

2. Der Verein ist nach den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu führen.

3. Die Aufwendungen müssen in einem vernünftigen wirtschaftlichen Verhältnis zu den erzielten und erwarteten Einnahmen stehen.

4. Die Vereinsmittel dürfen nur zu satzungsgemäßen Zwecken und zur Deckung der Verwaltungskosten verwendet werden.

5. Der Verein kann für unvorhersehbare Kosten, die im Rahmen seiner humanitären Hilfsaktionen entstehen (Pannen, Unfälle o. ä.), Rücklagen bilden. Über die Höhe der Rücklagen entscheidet der Vorstand im Zuge der Aufstellung des Haushaltsplanes.

§ 2 Der Vorstand

1.) Unter Bezugnahme auf § 9 der Satzung wird die Vertretungsvollmacht des gesetzlichen Vorstandes mit Wirkung gegen Dritte in der Weise beschränkt, dass zu Rechtsgeschäften von mehr als 10.000,00 DM, außerhalb des Haushaltsplanes die Zustimmung der Mitgliederversammlung erforderlich ist.

2.) Zu langfristigen Rechtsgeschäften wie z.B. zum Erwerb oder Verkauf von Transportfahrzeugen oder Grundstücken bedarf es in jedem Fall der Zustimmung der Mitgliederversammlung.

3.) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit, die in einem schriftlichen Protokoll vom Schriftführer festgehalten werden.

4.) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn 5 Vorstandsmitglieder in der Sitzung anwesend sind.

5.) Der 1. Vorsitzende lädt unter Bekanntgabe der Tagesordnung die Mitglieder des Vorstandes ein. Eine Vorstandsitzung ist außerdem auf Verlangen von 3 Vorstandsmitgliedern einzuberufen.

§ 3 Der Kassierer

1. Der Kassierer ist für den gesamten Geldverkehr des Vereines zuständig. Er ist für die ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen und die sorgfältige Führung der Kassenbücher verantwortlich. Er hat die Einhaltung der Finanzordnung zu überwachen und haftet für den gebuchten Kassenbestand im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

2. Der Kassierer legt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und zur Erfüllung seiner Aufgaben Kassenbücher und Konten an. Alle Einnahmen und Ausgaben sind zu belegen. Alle Buchungen sind vom Kassierer auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Ohne Anweisung des Kassierers und mindestens eines weiteren Mitglieds des gesetzlichen Vorstandes darf keine Zahlung aus dem Vereinsvermögen geleistet werden.

3. Einspruchspflicht des Kassierers. Er hat gegen Beschlüsse und eingegangene Verbindlichkeiten, die :gegen die Bestimmung der Satzung und gegen die Finanzordnung verstoßen nicht im Haushaltsplan vorgesehen sind den genehmigten Haushaltsplan überschreiten EINSPRUCH zu erheben. Der erhobene Einspruch hat bis zur erneuten Beschlussfassung des geschäftsführenden Vorstandes aufschiebende Wirkung.

4. Der Kassierer hat den Jahresabschluss vorzubereiten. Weiterhin hat er der Mitgliederversammlung nach Ablauf des Geschäftsjahres eine Übersicht über die Vermögensverhältnisse vorzulegen.

§ 4 Kassenprüfer

1. Die Kassenprüfer werden gemäss § 10,Ziff. 4 b der Satzung von der Mitgliederversammlung gewählt.

2. Den Kassenprüfern ist jederzeit der Einblick in die Bücher, Konten und EDV - Dateien zu gewähren.

3. Die Kasse ist einmal jährlich nach Ende des Geschäftsjahres zu prüfen und ein Prüfbericht zu erstellen. Der Prüfungstermin ist dem Kassierer vorher anzuzeigen.

4. Die Prüfung erstreckt sich auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchungsvorgänge, sowie der Belege in Verbindung mit den dazugehörenden Beschlüssen.

5. Über das Ergebnis der Prüfung ist ein Bericht für die Jahreshauptversammlung zu erstellen. Alle Beanstandungen sind in schriftlicher Form festzuhalten. Fragen zu evtl. Beanstandungen sind auf der Jahreshauptversammlung vom Kassierer und/oder dem geschäftsführenden Vorstand zu beantworten.

6. Prüfbericht und Aussprache sind Grundlagen für den Beschluss über die Entlastung des Vorstandes.

§ 5 Haushaltsplan

1. Für jedes neue Geschäftsjahr wird vom Vorstand auf der Grundlage der vom Kassierer vorgegebenen Zahlen des alten Geschäftsjahres ein Haushaltsplan entworfen.

2. Der Haushaltsplanentwurf wird bis spätestens 10. Januar des neuen Jahres vom Vorstand beschlossen und danach den Mitgliedern in der Jahreshauptversammlung zur Genehmigung vorgelegt.

§ 6 Jahresabschluss

1. Der Jahresabschluss muss den Kassenprüfern bis zum Ende der 2. (zweiten) Kalenderwoche vorliegen.

2. Abschluss und Prüfbericht müssen bis zum Ende der 4. (vierten) Kalenderwoche in den Händen des geschäftsführenden Vorstandes sein.

3. Der Jahresabschluss ist nach Fertigstellung für jedes Mitglied offenzulegen. Ort und Zeitraum der Einsichtnahme werden in der Mitgliederversammlung bekannt gegeben.

§ 7 Zahlungsverkehr

1. Der gesamte Zahlungsverkehr darf nur über die Konten des Vereins abgewickelt werden. Barzahlungen sind die Ausnahme.

2. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Zahlungsbeleg mit Buchungsdatum, Betrag und Verwendungszweck vorhanden sein.

3. Der Jahresabschluss macht es erforderlich, dass alle Auslagen und Vorschüsse bis spätestens 10. Dezember des Jahres mit dem Kassierer abgerechnet werden.

§ 8 Einnahmen

1.Dem Verein stehen zur Deckung der Ausgaben folgende Einnahmen zur Verfügung:

a) Beiträge der Mitglieder nach der Beitragsordnung

b) Einnahmen aus Werbeverträgen

c) Einnahmen aus Veranstaltungen

d) Vertrieb von Artikeln mit dem Vereinsabzeichen

e) Spenden

f) sonstige Einnahmen.

§ 9 Ausgaben

1. Die Einnahmen sind für folgende Ausgaben zu verwenden:

a) Durchführung der Kindererholungsmaßnahmen

b) Durchführung von humanitären Hilfstransporten

c) Instandhaltung und Versicherung von Vereinsfahrzeugen ( sofern vorhanden)

d) Beitragszahlungen für notwendige Versicherungen (Haftpflicht /Unfall )

e) Auslagen- und Verwaltungskostenerstattung

f) Kauf von Materialien

g) Allgemeine Anschaffungen soweit sie sich im Rahmen von § 1, Ziff.4 der FO bewegen und erforderlich sind.

§ 10 Spenden

1. Nur der Kassierer ist berechtigt Spendenbescheinigungen auszustellen.

§ 11 Aufwandsentschädigung

1. Den Gasteltern wird eine pauschale Aufwandsentschädigung für die Aufnahme von Gastkindern gewährt. Die Höhe beschließt der Vorstand in Abstimmung mit dem Finanzamt.

§ 12 Konvoivorbereitung und Durchführung

Die Vorbereitung und Durchführung der Hilfskonvois obliegt dem Konvoileiter. Er hat die notwendigen Arbeiten in Abstimmung mit dem Vorstand zu erledigen. Der gesamte Schriftverkehr ist durch ein weiteres Vorstandsmitglied zu unterzeichnen. Eine Durchschrift aller Vorgänge ist dem ersten Vorsitzenden auszuhändigen. Der Vorstand entscheidet über die Anzahl und Personen der Konvoiteilnehmer und legt die Termine fest.

§ 13 Inkrafttreten und Änderungen

1. Diese Finanzordnung tritt nach der Beschlussfassung durch die Hauptversammlung in Kraft.

2. Änderungen sind durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit zu beschießen.

Änderungen durch die Mitgliederversammlung am 17.02.2002 beschlossen.